Schluss mit Dokumenten an fünf verschiedenen Stellen
Ausgangsrechnungen in der Warenwirtschaft. Eingangsrechnungen im E-Mail-Postfach. Verträge im Ordner. Kassenbelege in der Ablage. Medikationspläne irgendwo dazwischen.
Und mit der E-Rechnung wird die Frage immer wichtiger: Wo werden digitale Dokumente so abgelegt, dass sie auch langfristig vollständig, nachvollziehbar und unverändert aufbewahrt werden?
Mit dem ApoAssist DMS führst Du die Dokumente Deiner Apotheke an einem zentralen Ort zusammen und archivierst sie revisionssicher.
Dokumente aus Deiner ADG-Warenwirtschaft werden automatisch übernommen. Weitere Unterlagen kannst Du selbst ergänzen.
So entsteht aus vielen einzelnen Ablagen eine zentrale Dokumentenbasis, in der Du Unterlagen schnell findest, Fristen im Blick behältst und – mit Premium – auch direkt mit Deinen Dokumenten weiterarbeiten kannst.
Du hast die Wahl zwischen:
ApoAssist DMS Standard
- für die strukturierte und revisionssichere Dokumentenablage
ApoAssist DMS Premium
- für alle, die zusätzlich mit ihren Dokumenten arbeiten, Aufgaben steuern und weitere Funktionen nutzen möchten
Standard oder Premium?
Beide Varianten ermöglichen Dir eine strukturierte und revisionssichere Archivierung Deiner Dokumente.
Bereits mit DMS Standard stehen Dir zentrale Funktionen für Ablage, Suche, Filter, Ansichten, Dokumentenvorschau und Wiedervorlagen zur Verfügung.
Premium ergänzt diese Basis um komfortablere Arbeitsansichten, Statusfunktionen und weitere Funktionen für typische Aufgaben im Apothekenalltag.
Leistung
ApoAssist DMS Standard
ApoAssist DMS Premium
Standard ist die passende Variante, wenn Du Dokumente revisionssicher, zentral und strukturiert archivieren möchtest. Über Wiedervorlagen kannst Du zusätzlich Fristen und Fälligkeiten im Blick behalten.
Premium geht einen Schritt weiter. Das DMS unterstützt Dich zusätzlich bei der täglichen Arbeit mit Deinen Dokumenten – mit komfortableren Eingabemasken, vorbereiteten Arbeitsansichten, Statusinformationen, Skonto- und Überweisungsübersichten sowie der Übergabe von Eingangsrechnungen an DATEV bzw. Deinen Steuerberater.
So kommt das DMS in Deine Apotheke
Nach Deiner Buchung übernehmen wir die Einrichtung des ApoAssist DMS.
Sobald Dein System bereitsteht, erhältst Du von uns eine E-Mail mit allen Informationen für Deinen Start.
Für die Nutzung stellen wir Dir Videoanleitungen zur Verfügung.
Beim ApoAssist DMS Premium muss zusätzlich die DATEV-Anbindung eingerichtet werden. Auch dafür erhältst Du eine Videoanleitung. Bei technischen Problemen während der Einrichtung unterstützt Dich unseren Support.
Du möchtest eine persönliche Einweisung?
Dann bieten wir Dir zusätzlich eine individuelle Schulung für 225 € an.
Schau Dir Standard und Premium live an
Du bist noch nicht sicher, welche Variante zu Deiner Apotheke passt?
In unseren Webinaren zeigen wir Dir ApoAssist DMS Standard und Premium direkt im System.
Du siehst:
- wie Dokumente archiviert werden,
- wie die Dokumentenablage aufgebaut ist,
- welche Funktionen Standard bietet,
- welche zusätzlichen Möglichkeiten Premium bietet,
- wie Arbeitsansichten und Statusfunktionen in Premium aussehen,
- wie die Übergabe von Eingangsrechnungen an DATEV bzw. Deinen Steuerberater funktioniert,
- wie die Einrichtung und Bereitstellung abläuft.
So kannst Du anschließend entscheiden, welche Variante besser zu Deiner Apotheke passt.
Die nächsten Webinar-Termine
- Dienstag, 13.10., 11:00 Uhr
- Donnerstag, 22.10., 17:00 Uhr
- Mittwoch, 28.10., 13:00 Uhr
- Donnerstag, 05.11., 13:00 Uhr
- Donnerstag, 12.11., 10:00 Uhr
- Mittwoch, 18.11., 18:30 Uhr
- Montag, 23.11., 15:00 Uhr
- Dienstag, 01.12., 12:00 Uhr
- Mittwoch, 09.12., 10:00 Uhr
Eine Anmeldung ist nicht notwendig.
Für alle Termine gilt derselbe Zugangslink. Öffne ihn einfach zum gewünschten Termin und Du gelangst direkt in das jeweilige Webinar.
Häufige Fragen zum ApoAssist DMS
Was ist das ApoAssist DMS?
Was bedeutet revisionssichere Archivierung?
Welche Dokumente werden aus meiner Warenwirtschaft übernommen?
Ich habe keine Zeit, mich intensiv einzuarbeiten.
Genau deshalb gibt es ApoAssist.
Du bekommst:
- einen klaren Fahrplan
- strukturierte Inhalte
- konkrete Entscheidungslogik
Damit du nicht selbst alles zusammensuchen musst, sondern Schritt für Schritt geführt wirst.
Kann ich auch Dokumente archivieren, die nicht aus der Warenwirtschaft kommen?
Ja.
Du kannst zusätzlich eigene Dokumente im DMS ablegen. Dazu gehören zum Beispiel:
- Eingangsrechnungen
- Verträge
- Medikationspläne
- Nachweise
- weitere Unterlagen aus Deinem Apothekenalltag
Kann ich Fristen und Fälligkeiten verwalten?
Ja.
In beiden Varianten kannst Du zu einem Dokument ein Wiedervorlagedatum und einen Hinweistext hinterlegen.
So behältst Du zum Beispiel Vertragsfristen, Rückmeldungen oder andere Fälligkeiten im Blick.
Was ist der Unterschied zwischen ApoAssist DMS Standard und Premium?
DMS Standard bietet Dir eine zentrale, strukturierte und revisionssichere Dokumentenablage mit Suche, Filtern, Ansichten, Dokumentenvorschau und Wiedervorlagen.
DMS Premium ergänzt diese Funktionen um komfortablere Eingabe- und Bearbeitungsmöglichkeiten, vorbereitete Arbeitsansichten, Statusfunktionen, Überweisungs- und Skontoübersichten sowie die Übergabe von Eingangsrechnungen an DATEV bzw. Deinen Steuerberater.
Zusätzlich steht Dir in Premium ein geschützter Bereich für vertrauliche Dokumente zur Verfügung, auf den ausschließlich der Inhaber zugreifen kann.
Welche Variante passt zu meiner Apotheke?
Standard ist die passende Variante, wenn Du Deine Dokumente vor allem zentral, strukturiert und revisionssicher archivieren möchtest.
Premium eignet sich, wenn Du zusätzlich aktiv mit Deinen Dokumenten arbeiten, Status und offene Aufgaben verwalten oder Funktionen rund um Eingangsrechnungen, Überweisungen, Skonto und DATEV nutzen möchtest.
In unseren Webinaren zeigen wir Dir beide Varianten direkt im System.
Kann ich später von Standard auf Premium wechseln?
Ja.
Du kannst jederzeit von Standard auf Premium wechseln. Wir berechnen dafür einen einmaligen Aufwand von 750 €.
Die bereits gezahlte Nutzungsgebühr für Standard wird anteilig bis zum Wechseltermin berechnet. Den Betrag für den verbleibenden Zeitraum erstatten wir Dir. Premium wird ab dem Wechsel für das laufende Quartal im Voraus berechnet.
Fallen zusätzliche Lizenzkosten an?
Für die im jeweiligen Paket enthaltenen Benutzer nicht.
Bei ApoAssist DMS Standard ist ein Benutzer inklusive.
Bei ApoAssist DMS Premium sind drei Benutzer inklusive.
Die dafür erforderlichen Lizenzen sind bereits in der monatlichen Gebühr enthalten.
Kann ich zusätzliche Benutzer hinzufügen?
Ja.
Zusätzliche Benutzer werden jeweils im 3er-Paket gebucht.
ApoAssist DMS Standard:
3 zusätzliche Benutzer für 9 € monatlich
ApoAssist DMS Premium:
3 zusätzliche Benutzer für 19 € monatlich
Verstehen sich die Preise inklusive Mehrwertsteuer?
Nein.
Alle auf dieser Seite genannten Preise verstehen sich zzgl. der gesetzlichen Mehrwertsteuer.
Muss ich selbst etwas installieren oder einrichten?
Die grundlegende Einrichtung des ApoAssist DMS übernehmen wir für Dich.
Sobald Dein System bereitsteht, erhältst Du von uns eine E-Mail mit allen Informationen für Deinen Start.
Beim ApoAssist DMS Premium muss zusätzlich die DATEV-Anbindung eingerichtet werden. Dafür stellen wir Dir eine Videoanleitung zur Verfügung.
Gibt es eine Einweisung?
Für den Einstieg stellen wir Dir Videoanleitungen zur Verfügung.
Wenn Du eine persönliche Einweisung möchtest, bieten wir Dir zusätzlich eine individuelle Schulung für 225 € an.
Die Schulung dauert 1,5 Stunden.
Kann ich auch später Unterstützung bei Anwenderfragen buchen?
Ja.
Wenn bei der Nutzung Fragen entstehen, kannst Du zusätzliche Schulungs- oder Unterstützungsstunden buchen.
Ist Support im monatlichen Preis enthalten?
Technischer Support bei Fehlern des Systems ist enthalten.
Fragen zur Bedienung oder zur individuellen Nutzung des DMS gehören nicht zum technischen Support.
Dafür stehen Dir unsere Videoanleitungen zur Verfügung. Zusätzlich kannst Du eine individuelle Schulung oder einzelne Unterstützungsstunden buchen.
Wie melde ich einen technischen Fehler?
Technische Fehler kannst Du direkt aus dem DMS heraus an uns melden.
Sollte das System nicht erreichbar sein, schickst Du uns alternativ eine E-Mail.
Wie funktioniert die Übergabe an DATEV bzw. meinen Steuerberater?
Diese Funktion steht Dir mit ApoAssist DMS Premium zur Verfügung.
Eingangsrechnungen können für die Übergabe gekennzeichnet und aus dem DMS an den vorgesehenen Prozess bei DATEV bzw. an Deinen Steuerberater übertragen werden.
Das System kennzeichnet anschließend automatisch, welche Dokumente bereits übertragen wurden. So kannst Du zwischen noch nicht übertragenen und bereits übertragenen Eingangsrechnungen unterscheiden.
Kann das DMS Überweisungen ausführen?
Nein.
ApoAssist DMS Premium unterstützt Dich dabei, überweisungsrelevante Rechnungen zu kennzeichnen und offene oder fällige Zahlungen im Blick zu behalten.
Die eigentliche Überweisung erfolgt weiterhin außerhalb des DMS.
Wie funktioniert die Skontoüberwachung?
Bei Eingangsrechnungen können Skontoinformationen hinterlegt werden.
Premium stellt Dir daraus verschiedene Übersichten zur Verfügung. Du erkennst zum Beispiel:
- welche Rechnungen Skonto ermöglichen,
- welche Skontofristen bald ablaufen,
- welche Fristen bereits überschritten wurden,
- bei welchen Rechnungen noch eine Skontomöglichkeit besteht.
Die Skontoinformationen müssen gepflegt werden, sofern sie nicht bereits automatisiert zur Verfügung stehen.
Können vertrauliche Dokumente besonders geschützt abgelegt werden?
Ja, im ApoAssist DMS Premium.
Dort steht ein geschützter Bereich für vertrauliche Dokumente zur Verfügung. Auf diese Dokumente kann ausschließlich der Inhaber der Apotheke zugreifen.
Muss ich mich für ein Webinar anmelden?
Nein.
Eine Anmeldung ist nicht erforderlich.
Öffne zum gewünschten Termin einfach den Webinar-Link auf dieser Seite.
Gibt es für jedes Webinar einen eigenen Link?
Nein.
Für alle Webinar-Termine verwenden wir denselben Link.
Öffne ihn einfach zum gewünschten Termin. Du gelangst direkt in das jeweils stattfindende Webinar.
Was wird im Webinar gezeigt?
Im Webinar zeigen wir Dir ApoAssist DMS Standard und Premium direkt im System.
Du siehst unter anderem:
- wie Dokumente archiviert werden,
- wie Standard und Premium aufgebaut sind,
- worin sich beide Varianten unterscheiden,
- welche zusätzlichen Funktionen Premium bietet,
- wie die Übergabe an DATEV bzw. Deinen Steuerberater funktioniert,
- wie die Einrichtung und Bereitstellung abläuft.
So kannst Du anschließend entscheiden, welche Variante besser zu Deiner Apotheke passt.
Wo finde ich meinen Buchungslink?
Deinen persönlichen Buchungslink hast Du mit der E-Mail erhalten, über die Du auch auf diese Informationsseite gelangt bist.
Der Link führt Dich direkt zu Deinem vorbereiteten Buchungsprozess.
Warum gibt es auf dieser Seite keinen Buchungsbutton?
Dein Buchungslink wurde für Deine Apotheke vorbereitet und personalisiert.
Deshalb senden wir Dir diesen Link direkt per E-Mail und verzichten auf einen allgemeinen Buchungsbutton auf dieser Seite.
Wie lange läuft mein Vertrag?
Der Vertrag läuft grundsätzlich kalenderjährlich.
Die erste Vertragslaufzeit endet zum 31. Dezember des auf Dein Onboarding folgenden Kalenderjahres.
Beispiele:
Onboarding im Oktober 2026
Die erste Vertragslaufzeit endet am 31.12.2027.
Onboarding im Januar 2027
Die erste Vertragslaufzeit endet am 31.12.2028.
Wie kann ich kündigen?
Die Kündigungsfrist beträgt drei Monate zum Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit.
Die Kündigung erfolgt direkt aus dem DMS.
Ohne fristgerechte Kündigung verlängert sich Dein Vertrag jeweils um ein weiteres Jahr.
Die verbindlichen Regelungen findest Du in unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
Warum brauche ich für das ApoAssist DMS eine 2-Faktor-Authentifizierung?
Die 2-Faktor-Authentifizierung schützt Deinen Zugang zum DMS zusätzlich.
Ein Passwort allein kann zum Beispiel durch Phishing, Schadsoftware oder die mehrfache Nutzung desselben Passworts kompromittiert werden. Mit 2FA reicht das Passwort allein nicht aus. Für die Anmeldung ist zusätzlich eine zweite Bestätigung erforderlich.
Dadurch wird das Risiko deutlich reduziert, dass Unbefugte auf Deine Dokumente zugreifen können.
Am einfachsten erfolgt diese über die Microsoft Authenticator App auf dem Mobiltelefon.
Was kann ich nutzen, wenn ich kein Mobiltelefon zur Anmeldung verwenden möchte?
Wenn in der Apotheke kein Mobiltelefon für die Anmeldung genutzt werden soll, kannst Du alternativ einen physischen Sicherheitsschlüssel verwenden.
Dieser funktioniert wie ein zusätzlicher elektronischer Schlüssel für den Zugang zum DMS und ersetzt die Bestätigung über die Authenticator App.
Wir stellen Dir dafür einen Yubico Sicherheitsschlüssel zur Verfügung.
Einmaliger Preis: 75 €
So ist die 2-Faktor-Authentifizierung auch ohne Mobiltelefon möglich.
Welche AGB gelten?
Für das Vertragsverhältnis gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen für das ApoAssist DMS.